Dienstvertrag des Geschäftsführers einer MVZ-GmbH

a. Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Befugnisse des Geschäftsführers sollten klar definiert werden, insbesondere ob er Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis besitzt und ob er von den Beschränkungen des § 181 BGB (Insichgeschäfte) befreit ist. 

Es ist wichtig, die Pflichten und Verantwortlichkeiten genau festzulegen, mögliche Aufgabenteilungen mit anderen Geschäftsführern zu regeln (Geschäftsverteilungsplan) und interne Regelungen durch eine Geschäftsordnung festzulegen. 

Es können auch Geschäftsvorfälle definiert werden, bei denen die Zustimmung der Gesellschafter erforderlich ist (zustimmungsbedürftige Geschäfte).

Der Geschäftsführer kann verpflichtet werden, bestimmte Planungs- und Berichtspflichten gegenüber den Gesellschaftern der Träger-GmbH zu erfüllen. Hierzu zählen unter anderem die Erstellung eines Jahresplans, die regelmäßige Übermittlung monatlicher Betriebswirtschaftlicher Auswertungen (BWA) sowie die Erstellung von Halbjahres- oder Quartalsberichten.

Es ist empfehlenswert, die Arbeitszeiten des Geschäftsführers, etwaige Anwesenheitspflichten sowie die Möglichkeit von Homeoffice klar zu definieren und verbindlich festzulegen.

b. Ärztlicher Bereich

Es ist zu beachten, dass gemäß § 95 Abs. 1 Satz 3 SGB V der Ärztliche Leiter des Medizinischen Versorgungszentrums in medizinischen Angelegenheiten weisungsfrei ist. Demnach ist es dem Geschäftsführer untersagt, dem Ärztlichen Leiter des Medizinischen Versorgungszentrums oder den weiteren angestellten Ärzten Anweisungen zu geben, die den ärztlichen Bereich betreffen. 

c. Nebentätigkeiten

In der Regel besteht seitens der Gesellschaft ein legitimes Interesse daran, dass der Geschäftsführer keine Nebentätigkeiten ohne vorherige Zustimmung der Gesellschafterversammlung ausübt. Vorhandene Nebentätigkeiten können in den Dienstvertrag aufgenommen und im Voraus genehmigt werden.

d. Vergütung

Die Höhe und Auszahlungsmodalitäten der festen Vergütung sind festzulegen.

Zusätzlich kann der Geschäftsführer Anspruch auf eine Weihnachtsgratifikation oder ein 13. Gehalt haben.

Die Gewährung einer Tantieme an den Geschäftsführer ist möglich. Hierbei müssen die Bedingungen für die Entstehung, die Höhe und die Auszahlung der variablen Vergütung klar definiert werden. Typischerweise hängen die Entstehung und Höhe der Tantieme von der Erreichung bestimmter wirtschaftlicher Kennzahlen oder Geschäftsziele ab. Alternativ kann auch eine pauschale prozentuale Beteiligung am Gewinn vereinbart werden. Die Auszahlung erfolgt üblicherweise zu einem Zeitpunkt nach Feststellung des Jahresabschlusses für das vorangegangene Geschäftsjahr. Insbesondere bei Investoren-MVZs spielt die Tantieme eine bedeutende Rolle.

Besonders wenn der Geschäftsführer von der Sozialversicherung befreit ist oder privat krankenversichert ist, sollte festgelegt werden, in welchem Umfang die Gesellschaft Beiträge zur Krankenversicherung und Altersversorgung übernimmt.

e. D&O-Versicherung

Insbesondere für nicht beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer oder nicht beteiligte Geschäftsführer kann es von Bedeutung sein, dass die MVZ-GmbH eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (sogenannte D&O-Versicherung) zur Absicherung von Schäden aus fehlerhafter Geschäftsführung zugunsten des Geschäftsführers abschließt.

Neben der Abdeckung von Innen- und Außenhaftung sowie grober Fahrlässigkeit sollten angemessene Deckungssummen der Police und Selbstbehalte vereinbart werden, ebenso wie ausreichende Nachmeldefristen.

Die Absicherung des Geschäftsführers kann auch mittels eines sogenannten Verschaffungsanspruchs geregelt werden. Dieser besagt, dass die Gesellschaft verpflichtet ist, dem Geschäftsführer eine D&O-Versicherung entsprechend bestimmten Qualitätsstandards zu beschaffen. Sollte die Gesellschaft dieser Verpflichtung nicht nachkommen, so ist sie verpflichtet, den Geschäftsführer von einer etwaigen Haftung freizustellen.

f. Reisekosten und Aufwendungsersatz

Es sollte vertraglich festgelegt werden, dass dem Geschäftsführer geschäftlich verursachte Kosten erstattet werden.

Besondere Aufmerksamkeit sollte der Abrechnung von Reisekosten gewidmet werden. Zur Vermeidung späterer Auseinandersetzungen über die Angemessenheit von Reisekosten können im Vorfeld bestimmte Richtlinien festgelegt werden, wie beispielsweise die Hotelkategorie (Sterne-Klasse), die Zugklasse (1. oder 2. Klasse) oder die Flugklasse (Business oder Economy).

g. Urlaub

Da das Bundesurlaubsgesetz für Geschäftsführer nicht anwendbar ist, bedarf es einer vertraglichen Festlegung des Urlaubsanspruchs. Üblicherweise beläuft sich dieser auf etwa 25 bis 35 Arbeitstage.

Des Weiteren sollte im Vertrag festgelegt werden, ob nicht genommener Urlaub ins folgende Jahr übertragen oder finanziell abgegolten werden kann.

h. Entgeltfortzahlung

Da das Entgeltfortzahlungsgesetz für Geschäftsführer keine Anwendung findet, bedarf es einer Regelung darüber, unter welchen Bedingungen die Bezüge im Falle einer Krankheit fortgezahlt werden. Die übliche Dauer der Fortzahlung liegt zwischen 6 Wochen und 6 Monaten.

Des Weiteren kann den Hinterbliebenen des Geschäftsführers ein Anspruch auf Fortzahlung der Bezüge im Todesfall eingeräumt werden, wobei üblicherweise eine Dauer von etwa 3 Monaten vereinbart wird.

i. Wettbewerbsverbot

Während seiner Amtszeit unterliegt der Geschäftsführer aufgrund seiner Treuepflicht gegenüber der Träger-GmbH einem strikten gesetzlichen Wettbewerbsverbot. Dieses Wettbewerbsverbot kann nur durch den Gesellschaftsvertrag oder einen Beschluss der Gesellschafter aufgehoben werden; eine Befreiung im Anstellungsvertrag ist nicht ausreichend.

Eine der am häufigsten diskutierten Fragen betrifft die Möglichkeit eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots für den Geschäftsführer. Dabei sind insbesondere folgende Punkte zu regeln:

• die sachliche, räumliche und zeitliche (bis zu 24 Monate) Reichweite des Wettbewerbsverbots,

• die Frage, ob der Geschäftsführer im Gegenzug eine Karenzentschädigung erhält, und

• ob bei Verstoß gegen das Wettbewerbsverbot eine Vertragsstrafe zu zahlen ist.

j. Haftung

Im Interesse des Geschäftsführers können Vereinbarungen zur Haftungsbeschränkung für fehlerhafte Geschäftsführung getroffen werden. Dabei sind insbesondere folgende Haftungsbegrenzungen zu erwägen:

• Ausschluss der Haftung bei fahrlässigen Pflichtverletzungen (eine vorherige Befreiung von der Haftung für Vorsatz ist nicht möglich).

• Begrenzung der Haftung auf einen maximalen Betrag, beispielsweise 3-12 Monatsgehälter.

• Festlegung, dass die GmbH die Beweislast trägt, wenn sie Ansprüche gegen den Geschäftsführer geltend macht, und dass keine Beweiserleichterung bzw. Beweislastumkehr zum Nachteil des Geschäftsführers gilt.

• Vereinbarung von kurzen Ausschlussfristen, beispielsweise 3-12 Monate, innerhalb derer Ansprüche gegen den Geschäftsführer geltend gemacht werden müssen.

k. Vertragsdauer und Kündigung

Der Vertrag kann für eine festgelegte Dauer abgeschlossen werden, typischerweise für einen Zeitraum von 2 bis 5 Jahren. Eine solche Befristung kann eine Option zur Verlängerung beinhalten.

Alternativ besteht die Möglichkeit, den Vertrag für unbestimmte Zeit abzuschließen, wobei eine ordentliche Kündigungsoption vorgesehen ist.

Es ist erforderlich, genau zu definieren, unter welchen Bedingungen und innerhalb welcher Fristen der Vertrag von jeder Vertragspartei gekündigt werden kann. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund kann keinesfalls ausgeschlossen werden.

Die GmbH kann das Recht haben, den Geschäftsführer unter Fortzahlung seiner Bezüge von seinen Aufgaben freizustellen.

Es kann vereinbart werden, dass die Abberufung als Geschäftsführer automatisch zur Beendigung des Geschäftsführervertrags führt, was durch eine sogenannte Koppelungsklausel erreicht wird.